Si les problèmes éthiques que rencontrent les praticiens du suivi et de l’évaluation sont nombreux et varient selon le contexte, les mesures suivantes peuvent être prises pour faire face aux situations énumérées ci-dessus :

• Bien connaître les buts et objectifs de l’exercice de suivi et/ou d’évaluation et les différents rôles de tous les acteurs concernés.
• Informer des méthodologies et approches et veiller à ce qu’elles soient comprises par tous de la même manière.
• Partager les constatations de l’évaluation avec le client et les principales parties prenantes.
• Collaborer avec les principales parties prenantes de manière participative.
•  Discuter d’entrée de jeu de la possibilité de dégager des constatations négatives, afin de pouvoir s’en servir pour apporter des améliorations et tirer des enseignements.
• Insister sur l’indépendance du personnel de suivi et d’évaluation et sur la responsabilité qui lui incombe de respecter les données et les constatations.
• Être conscient des rapports de force au sein d’une équipe et de la communauté/des groupes.
• Associer diverses parties prenantes, y compris les groupes vulnérables et les femmes.
• Privilégier la sécurité par rapport aux besoins de collecte de données; ne pas mener d’entretiens si cela risque de nuire à la sécurité de la personne interrogée ; s’assurer que les participants connaissent leurs droits et qu’ils donnent leur consentement en connaissance de cause.
• S’assurer que les entretiens tiennent compte des traumatismes, afin d’éviter de traumatiser à nouveau les participants.

Elle contribue activement à la surveillance, à la responsabilité, à la transparence, à l’orientation stratégique, au leadership organisationnel et à l’apprentissage de l’OIM. Elle établit des normes et règles régissant l’évaluation à l’OIM, en élaborant les politiques et instructions institutionnelles pertinentes, en harmonisant les procédures et en fournissant des orientations et un soutien techniques aux départements et bureaux de l’OIM.

Entre autres tâches, l’Unité d’évaluation d’OIG :

• Contribue à la mise en place de systèmes d’évaluation décentralisés et garantit leur qualité.
•  Mène des évaluations centrales et institutionnelles, ainsi que des évaluations fondées sur des éléments factuels et des examens indépendants.
• Contribue à l’élaboration des politiques et aux prises de décision.
•  Établit le cadre qui définit l’orientation générale, l’assurance qualité, l’assistance technique et le renforcement des capacités en matière d’évaluation, et contribue à la professionnalisation.
• Promeut une culture de l’évaluation et l’usage de l’évaluation au sein de l’OIM.
• Participe aux réseaux d’évaluation composés des organisations régionales et internationales, des Nations Unies, des États Membres et des donateurs.

Au niveau institutionnel, les directeurs des bureaux régionaux et des départements de l’OIM sont chargés de : a) contribuer à la formulation du plan de travail pour les évaluations centrales menées par l’Unité d’évaluation d’OIG; b) promouvoir l’utilisation de l’évaluation en tant qu’outil stratégique pour faciliter la conduite de l’évaluation; c) s’assurer que les membres du personnel/bureaux concernés soutiennent la conduite de l’évaluation ; et d) s’assurer, le cas échéant, qu’il existe une réponse et un suivi de la part de la direction.

En ce qui concerne l’évaluation décentralisée, les directeurs sont chargés d’identifier et de planifier les évaluations, en mettant à disposition des ressources et en garantissant la conformité avec la politique de l’OIM qui oblige d’inclure l’évaluation dans tous les projets.

Ils établissent les plans de travail d’évaluation pour leur région respective ; préparent et/ou réalisent les évaluations des interventions de l’OIM dans leur de leur région ; fournissent un soutien technique et renforcent les capacités aux fins de planification et de réalisation d’évaluations de qualité.

Ils contribuent également à l’élaboration de lignes directrices et de méthodes d’évaluation conformément aux orientations de l’Unité d’évaluation d’OIG. Ils promeuvent et garantissent l’application de la politique et des Lignes directrices de l’OIM relatives à l’évaluation ; renforcent les partenariats et la participation aux réseaux régionaux d’évaluation, et informent et consultent l’Unité d’évaluation d’OIG sur les questions relatives au soutien technique et à l’assurance qualité.

Pour toutes les évaluations au sein de leur bureau de pays (centrales et décentralisées), les chefs de mission sont chargés de faciliter la conduite des évaluations. Cela suppose de veiller à la participation des membres du personnel/bureaux auxiliaires concernés et de fournir un retour d’information en temps utile. Ils veillent à ce qu’une réponse de la direction soit apportée et que des mesures soient prises pour mettre en œuvre et soutenir les mesures donnant suite aux recommandations d’évaluations acceptées.

Concernant les évaluations décentralisées au sein de leur bureau de pays, les chefs de mission sont responsables de ce qui suit : a) identifier et planifier les évaluations, y compris la mise à disposition de ressources suffisantes; b) s’assurer que les évaluations mises en œuvre sont conformes à la Politique de l’OIM relative à l’évaluation ; et c) informer et consulter les chargés régionaux du suivi et de l’évaluation et l’Unité d’évaluation d’OIG au sujet d’un soutien technique et d’une assurance qualité, si nécessaire.

Pour l’évaluation de projets/programmes, le personnel de suivi et d’évaluation peut aider à élaborer des plans, y compris les mandats d’évaluation, même si l’administrateur de projet ou de programme reste responsable de la compréhension et de l’approbation de tous les plans. Le personnel de suivi et d’évaluation et les points focaux au sein des bureaux de pays peuvent être amenés à contribuer aux évaluations en organisant et/ou en dirigeant des autoévaluations.

Pour toutes les évaluations (centralisées et décentralisées) de leur(s) intervention(s), les administrateurs et le personnel de suivi et d’évaluation des bureaux de pays facilitent la conduite des évaluations, s’assurent de la participation du personnel concerné et des autres bureaux, fournissent un retour d’information et veillent à ce qu’une réponse de la direction soit apportée et qu’il y soit donné suite.

En ce qui concerne les évaluations décentralisées, les responsables des interventions et le personnel de suivi et d’évaluation identifient et planifient les évaluations, y compris en mettant à disposition des ressources conformément aux budgets d’intervention et à la portée, aux principes, aux normes et dispositions relatives à la qualité de l’évaluation. Les administrateurs et le personnel de suivi et d’évaluation s’assurent qu’une évaluation est prévue dans tous les projets de l’OIM et fournissent une justification quand ce n’est pas le cas, et évaluent la possibilité d’inclure l’évaluation à un stade ultérieur de la mise en œuvre.

Les administrateurs et le personnel de suivi et d’évaluation doivent informer et consulter les chargés régionaux du suivi et de l’évaluation compétents et/ou l’Unité d’évaluation d’OIG pour un soutien technique et une assurance qualité, si nécessaire.

Les responsabilités spécifiques sont les suivantes :

• Élaborer et/ou contribuer à l’élaboration de politiques de suivi et de documents d’orientation pour l’Organisation afin de faciliter la mise en œuvre d’un suivi efficace, en coordination avec les départements concernés.
• Assurer des formations sur le suivi, en coordination avec les départements et les bureaux régionaux pertinents.
• Gérer une communauté de praticiens sur le suivi et l’évaluation.
• Apporter un soutien technique sur le suivi sur demande et, souvent, en coordination avec les chargés régionaux du suivi et de l’évaluation.

Les chargés régionaux du suivi et de l’évaluation doivent notamment :

• Élaborer/adapter des outils, méthodes et plans de travail pour le suivi au niveau du bureau régional, en coordination avec le directeur régional, les bureaux de pays et OIG, sur la base des besoins et priorités évalués dans la région.
• Apporter un soutien technique et un renforcement des capacités en matière de suivi aux bureaux et projets de la région, et assurer la liaison avec les partenaires/ parties prenantes pertinentes.
• Effectuer des visites de suivi pour les projets à forte visibilité ou à risque élevé qui nécessitent un suivi indépendant ou des orientations techniques urgentes, compte tenu des plans de travail annuels de suivi et d’évaluation des bureaux régionaux.

Les administrateurs de programme/projet sont les principaux responsables du suivi de l’avancement du projet/programme sur le plan opérationnel et financier, y compris en ce qui concerne les ressources affectées au projet (intrants), ce qui est réalisé (activités) et les résultats qui en découlent (produits et effets directs). Plus précisément, les administrateurs de programme/projet s’assurent qu’un mécanisme de suivi et de contrôle efficace est mis en place pour avoir la certitude que les éléments obtenus au titre du projet parviennent aux bénéficiaires ciblés, et pour prévenir la fraude. Ils suivent et mesurent régulièrement les progrès, identifient et communiquent tout écart ou risque aux parties prenantes concernées et, si nécessaire, prennent rapidement des mesures correctives (en demandant par exemple une extension de la période de mise en œuvre du projet ou l’approbation du donateur pour modifier/réviser les activités, le plan de risque, les résultats ou le budget du projet).

En collaboration avec le personnel chargé des finances, les administrateurs examinent régulièrement les résultats financiers, y compris les états de postes individuels, afin de réduire les cas de sous-utilisation ou de dépassement des crédits et, le cas échéant, d’expliquer ces cas et/ou de corriger les erreurs.

Les chargés du suivi et de l’évaluation élaborent des outils et des plans de travail de suivi et d’évaluation au niveau du bureau de pays, y compris pour les partenaires d’exécution, en coordination avec le Chef de mission/chef de bureau et le bureau régional et sur la base d’une évaluation des risques des projets mis en œuvre au sein du pays.

Ils fournissent également au bureau/aux projets un soutien technique connexe et un renforcement des capacités en matière de suivi (contribution au niveau de l’élaboration du projet, de sa mise en œuvre et de l’établissement de rapports) et effectuent des visites de suivi conformément aux programmes de travail du projet/programme, y compris des activités entreprises par les partenaires d’exécution. Les fonctionnaires chargés du suivi et de l’évaluation sont également chargés de la préparation des rapports pertinents.

Note : Plusieurs bureaux de pays disposent de points focaux pour le suivi et l’évaluation. Les points focaux ne peuvent pas nécessairement mener toutes ces activités de suivi, mais ils peuvent faire usage des responsabilités comme orientations pour leur rôle.

Aptitude à :

• Prendre des décisions avisées et diriger une équipe pour obtenir des résultats.
• Identifier les lacunes dans les politiques, procédures et systèmes de suivi.
• Fournir des recommandations d’amélioration concrètes.
• Négocier efficacement pour parvenir à un accord et à un engagement.
• Énoncer et communiquer clairement les principaux messages.
• Répondre de manière appropriée aux communications des parties prenantes internes et externes.

Aptitude à:

• Formuler et communiquer une vision et une mission claires et convaincantes pour le suivi et l’évaluation.
•  Gérer les stratégies d’élaboration et les plans de suivi et d’évaluation pour la mise en œuvre, y compris les objectifs à court et à long terme, les évaluations des risques et les conséquences en matière de ressources.
• Élaborer, mettre à jour régulièrement, harmoniser et communiquer les plans de suivi et d’évaluation, y compris les besoins identifiés en matière de données, les procédures de collecte des données, les méthodes, rôles et responsabilités et les budgets pour la mise en œuvre d’un système de suivi et d’évaluation fonctionnel.
• Gérer la planification et la mise en œuvre d’activités destinées à renforcer les capacités en matière de suivi et d’évaluation aux niveaux individuel, organisationnel et systémique.
• Élaborer des plans de suivi et d’évaluation des programmes en coordination avec les responsables des programmes.
• S’assurer que les dispositifs de suivi et d’évaluation sont conformes aux accords conclus avec les donateurs et aux exigences des programmes.
• Dûment superviser les équipes de suivi et d’évaluation de l’OIM afin de garantir une couverture globale et détaillée des projets.
• Fournir des informations pertinentes pour la gestion des performances et l’évaluation des activités des programmes.

Aptitude à :

• Gérer la mise en œuvre des procédures de suivi de routine, y compris l’établissement de rapports et l’utilisation de données pour la gestion et l’amélioration des programmes.
• Gérer la surveillance et/ou les enquêtes basées sur la population, y compris l’identification des besoins en matière de données, la planification de la collecte de données (y compris la budgétisation) et la mise en œuvre, l’analyse de données, la rédaction de rapports, la diffusion, le retour d’informations et l’utilisation des données.
• Gérer la mise en œuvre de politiques et procédures d’assurance de la qualité des données qui soient adaptées au type de données et aux sources de données, y compris la supervision constructive et l’audit des données.
• Gérer la mise en œuvre des procédures de gestion et de partage des données.
• Gérer la diffusion de l’information de manière ciblée et en temps voulu.
• Identifier, définir et soutenir l’utilisation stratégique des données pour la gestion et l’amélioration des programmes.
• Orienter le partage régulier des constatations de suivi et d’évaluation avec les parties prenantes concernées et s’assurer que les données de suivi sont examinées dans les enceintes appropriées en temps opportun.

• Développement de la sensibilisation/renforcement des connaissances
• Compréhension limitée du suivi et de l’évaluation
• Expérience limitée
• Ignorance des problèmes potentiels
• Ignorance des questions à poser

• Application des connaissances de manière routinière
• Compréhension de base du suivi et de l’évaluation
• Expérience modérée
• Résolution des problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent
• Conscience des questions à poser et capacité d’accéder aux ressources pour y répondre

• Utilisation des connaissances avec aisance et efficacité
• Compréhension avancée du suivi et de l’évaluation
• Expérience approfondie
• Anticipation des problèmes
• Pose des questions aux collègues de terrain
• Sollicité pour une contribution

• Intégrer les dépenses de suivi et d’évaluation ordinaires, telles que les visites sur le terrain aux fins de collecte de données et/ou de réalisation d’évaluations.
• Envisager de détailler les dépenses de suivi et d’évaluation en faisant une distinction entre les ressources humaines, comme le recrutement de nouveaux membres du personnel, et les dépenses d’investissement, telles que les logiciels, les déplacements et l’hébergement, l’organisation de formations, les ressources nécessaires à la mise en place d’un système de suivi et d’évaluation, l’élaboration de nouveaux outils de collecte de données et l’expérimentation d’outils.
• L’utilisation d’un descriptif des exigences détaillées peut clarifier les exigences en matière de suivi et d’évaluation et encourager ainsi le financement du suivi et de l’évaluation.
• Une indication claire des dépenses de suivi et d’évaluation permettra de mieux refléter le coût réel d’une intervention.
• Une indication claire des dépenses de suivi et d’évaluation peut témoigner d’un professionnalisme institutionnel et d’un engagement à obtenir des résultats.